Desarrollo de las PyMES Etapa III: Dirección

En esta etapa el líder imprime a la institución su estilo personal de dirigir, estableciendo los parámetros de actuación. El reto es integrar el equipo y lograr el compromiso de los empleados con la organización y sus metas.

El líder habrá de conseguir que su equipo de trabajo se sienta tomado en cuenta, apoyado, conducido, reconocido, valorado y respetado. Se trata de que el líder ejerza un liderazgo congruente, que hable con la verdad, que permita la iniciativa y creatividad de sus trabajadores, y que busque el involucramiento con las tareas sabiendo delegar pero también exigir. Por esto es importante establecer adecuados mecanismos de control.

Etapa II: Organización

La segunda etapa es la etapa de organización. En este momento la empresa tiene que definir los límites de su actividad. En ella, las normas y los reglamentos generales deberán quedar claramente establecidos, o sea, se limitan y definen las áreas de trabajo, las jerarquías, los horarios y los espacios físicos. La fijación de límites, es decir, de horarios, lugar de trabajo, jerarquía, roles y normas, crea una estructura que permite medir objetivamente los resultados de las tareas, una vez definidas las diferentes funciones de la organización y ordenado el quehacer de la empresa.

Si la empresa logra consolidarse en esta etapa obtiene los siguientes beneficios:

• Claridad en su desempeño.
• Definición de los límites de la actuación empresarial.
• Creación de una estructura.
• Normas y reglamentos generales bien establecidos.
• Funciones bien definidas.
• Seguridad y autonomía en el personal.

PyMES Etapa I: Previsión y Planeación.

Con esta etapa inicia todo negocio. Lo que se busca es definir la misión de la empresa, las metas, los objetivos, la ética de trabajo. Se determinan las políticas y procedimientos. Se ajustan los presupuestos, se elaboran los planes y programas de trabajo. Se delimita el mercado, se analiza el entorno. Es decir, se trata de determinar la razón de ser de la empresa. Lo ideal es que esta etapa ocurra antes de echar a andar el negocio.
Si la empresa logra consolidarse en esta etapa obtiene los siguientes beneficios:

¿En qué etapa de crecimiento se encuentra tu negocio PYME?

Toda empresa se halla inmersa en un proceso continuo de desarrollo. Podemos identificar diferentes etapas en este proceso que permiten visualizar el momento de crecimiento de cualquier negocio.

El momento de desarrollo de la empresa impone una interacción específica entre las personas, entre el personal y los líderes, entre el personal y los recursos e incluso, entre la empresa y el entorno. Esta interacción puede apoyar el crecimiento y consolidación del negocio, o bien, frenarlo e impedirlo.

Las diferentes etapas por las que atraviesa una empresa desde su nacimiento hasta su plena madurez poseen características específicas que permiten saber si la interacción entre los diferentes elementos del negocio están apoyando o impidiendo el adecuado manejo de la correspondiente etapa de desarrollo.

Las etapas de desarrollo de una empresa desde el punto de vista administrativo y de interacción humana son las siguientes:

Etapa I: Previsión y Planeación.
Etapa II: Organización.
Etapa III: Dirección.
Etapa IV: Integración de recursos humanos y no humanos.
Etapa V: Ejecución.
Etapa VI: Evaluación.

En los próximos días iremos desarrollando cada una de las etapas y contándote como podemos ayudarte con Summa ERP

Usted, ¿ya incorporó facturación electrónica?

Con más de 8 años en vigencia, de acuerdo con la Resolución 1956 de la AFIP, las empresas cuentan con la opción de adherirse al nuevo régimen de facturación electrónica. Todos sabemos que la factura electrónica es un comprobante fiscal en formato digital que puede ser enviado electrónicamente. Este tipo de comprobante, una vez aceptado por la AFIP, tiene el mismo valor fiscal que la factura en papel como la conocemos hoy.

Pero ¿cuántos aún se resisten al cambio? Este mes, una nueva resolución, específicamente la resolución general (AFIP) 3689, ha incorporado a los exportadores de servicios, que tendrán tiempo hasta enero o febrero del 2015 para adherirse al régimen.

Por naturaleza, solemos ser hijos del rigor, esperamos hasta último momento para cumplir, con la obligatoriedad exigida…Usted ¿incorporo la facturación electrónica?

Le contamos algunos beneficios que puede obtener con su implementación:

Impulse la productividad de su empresa

¿Desea una solución que se adapte a su forma de trabajo?
Para satisfacer las necesidades específicas de su empresa y de los distintos rubros, Summa ERP proporciona una serie de módulos que cumplen con los procesos estándares de negocios, y se adaptan fácilmente a la forma de operar de su Compañía.

Fidelice a sus clientes y optimice la relación con sus proveedores, simplificando e integrando la administración financiera y las operaciones de negocio. Con el procesamiento de órdenes de pedidos, compra y control de inventarios, podrá mejorar el flujo de efectivo y garantizar la reserva correcta en el momento adecuado para cumplir con la demanda de los clientes.

Promueva la eficiencia y la precisión, mediante los procesos de flujos de trabajo que automatizan tareas empresariales clave, incluso las notificaciones y rutas de aprobación de órdenes de compra, presupuestos de ventas, invalidación de límite de crédito, etc..

Reduzca el trabajo manual, el papeleo y el reingreso de datos. Ayude a la administración a trabajar de forma más eficiente al permitirle a su personal ocuparse de una amplia gama de tareas en línea. Mejore la productividad al posibilitar que los empleados trabajen desde ubicaciones remotas con acceso basado en portales. Optimice la satisfacción de los clientes y socios por medio de eSumma que proporcionan acceso a la información segura.

La gestión financiera ¿Le preocupa? Obtenga control. Obtenga seguridad.

La gestión financiera bajo control y segura puede reducir significativamente el riesgo del negocio.

Éstas son algunas formas en que Summa ERP puede ayudar a su compañía a obtener control e incrementar su seguridad financiera. 

1.   Aproveche los controles internos e integrados.

Summa ERP posee herramientas de auditoría que le permitirá realizar de forma más automática la supervisión y el control interno de las distintas áreas. También permite mantener el cumplimiento de las regulaciones específicas de su negocio. 

 2.  Administre estrictamente las actividades bancarias y automatice los procesos. 
Al usar la funcionalidad de conciliación bancaria podrá automatizar las actividades bancarias e interactuar con su banco electrónicamente, esto le permitirá incrementar su seguridad financiera y administrar las finanzas de forma más efectiva. También puede reducir los errores al optimizar el ingreso manual de datos a través de un manejo de excepciones.

3.   Controle los procesos de flujo de caja y de gestión de cobranzas para reducir los gastos de deudas incobrables e incrementar la productividad de ventas.
Summa ERP, puede monitorear, predecir y administrar los flujos de salida y entrada con vistas de información claras y personalizables que potencian su resultado final con funciones de gestión de cobranzas y flujos de caja optimizados y eficientes.

CONCLUSIÓN: ¿Es hora de cambiar el ERP?

Después de analizar, algunos factores que lo pueden movilizar al cambio de su sistema, tales como:

• Procesos de negocios.
• Tecnología de sistemas.
• Proveedor de software.
• Creación de informes.
• Costo total de propiedad.

Nos gustaría terminar con esta conclusión:

En cierto momento, todas las empresas deben ponderar los costos y beneficios de retener un sistema ERP antiguo o seleccionar e implementar uno nuevo. Si bien corren sobre tecnología más antigua, los sistemas heredados ofrecen a las compañías cierto nivel de comodidad, una comodidad que probablemente redunde en la pérdida de mayor funcionalidad y tecnología relevantes.

Costo Total de la Propiedad

El costo total de propiedad (TCO, total cost of ownership) es la acumulación de todos los costos, no sólo los costos de software o los costos de IT, relacionados con lograr que el sistema cumpla con su objetivo. 

Muchas organizaciones no tienen idea cuáles son los costos totales para operar un sistema porque sólo un pequeño grupo son costos “duros” cuantificables. Los costos duros, tales como los honorarios de licencias de software y honorarios de mantenimiento, se pueden definir fácilmente y son de rápido acceso. Los costos blandos no son visibles rápidamente como costos de menudeo, pero cuestan a la organización en función de la productividad y el tiempo. En realidad, si sólo se observaran los costos duros, en general, un nuevo sistema ERP parecerá ser la opción más costosa. No obstante, a medida que evalúa el costo total de su sistema, contabilizando los costos duros y blandos, podrá descubrir que se justifica un nuevo sistema por las ganancias de productividad, el ahorro de tiempo y la mayor cantidad de oportunidades de ingresos que ofrece el nuevo sistema.

Costos blandos.

Los costos blandos son subjetivos y se basan en estimaciones. Para realizar un análisis completo deberá examinar cómo utiliza su organización el sistema ERP y todos los componentes auxiliares que hacen que el sistema funcione. Debe aplicar tarifas por hora al personal y sus actividades y calcular el tiempo necesario para desempeñar ciertas funciones. La evaluación de los costos blandos lo obliga a asignar un valor monetario a aspectos intangibles.

Creación de informes.

La creación de informes es uno de los principales motivos por los cuales las compañías migran a un nuevo sistema de software. Los sistemas ERP más antiguos recolectan datos muy bien, pero tienen dificultades para recuperar datos destinados a la creación de informes. Para que un sistema ERP se convierta en un activo estratégico es necesario que el formato de salida de los datos residentes en el sistema sea utilizable a fin de tomar decisiones oportunas e informadas. Los problemas clave que enfrentan las compañías respecto de la creación de informes son las consultas ad hoc, las demoras en la creación de informes y los gráficos. 

Consultas ad hoc.

Las consultas ad hoc son uno de los factores más restrictivos de los sistemas ERP más antiguos. Muchas organizaciones descubren que generar informes es complicado e insume mucho tiempo. Como los sistemas antiguos dependen de informes preconfigurados, la creación de una visualización diferente de los datos es muy difícil. Si la dirección necesita un informe no estándar, con frecuencia se solicita su creación al personal de IT. Esto lo aleja de otros proyectos y actividades laborales. En realidad, algunas organizaciones tienen un grupo de IT con el único fin de redactar y ejecutar informes para la dirección ejecutiva.

Proveedor del software.

En ocasiones, el motivo por el cual una compañía cambia el sistema ERP no guarda relación con el software ni los procesos de negocios asociados. El motivo es lo que ocurre con el proveedor del software. Existen dos factores clave que tienen un importante impacto en la decisión de muchas compañías para migrar a un nuevo sistema: el desarrollo y soporte del software por parte del proveedor y el efecto de una adquisición o fusión del proveedor.

Tecnología de Sistemas.

Otro factor importante a tener en cuenta a la hora de evaluar un cambio de Sistema, es la Tecnología de Sistemas. 

La tecnología del software cambia rápidamente. Un excelente ejemplo de esto es que, en sólo unos años, la tecnología de interfaces de usuarios avanzó desde las pantallas verdes de la década de 1980, hasta las interfaces gráficas de usuarios point-and-click de Windows en la década de 1990 y el look and feel del buscador Web de hoy, lleno de hipervínculos y una barra de búsqueda con texto completo. Esto significa que necesita un sistema de software que avance al ritmo de la nueva tecnología para mantenerse competitivo. Al evaluar la tecnología para el sistema ERP, los factores clave del cambio son: integración, disponibilidad de soporte y recursos y personalización.

Creación de sistemas de barras laterales.

Cuando los usuarios consideran que las ineficiencias en el sistema ERP se vuelven demasiado tediosas, encuentran otras formas de realizar sus tareas. Es simplemente parte de la naturaleza humana que a las personas se les ocurra, aun cuando no están autorizadas, encontrar soluciones intermedias a través de sistemas de barras laterales que mejoren su productividad personal. En general, esos sistemas de barras laterales son creados utilizando herramientas externas, tales como hojas de cálculo y bases de datos. Estos sistemas ofrecen a los trabajadores el control de los datos, pero también forman islas de datos. Como resultado, se generan sistemas redundantes, duplicación de ingreso de datos y la necesidad de conciliar los sistemas para reducir la posibilidad de errores.

En algunos casos, la dirección ni siquiera tiene conocimiento de la existencia de los sistemas de barras laterales. A medida que analiza la eficiencia de su sistema actual, necesita identificar qué trabajo se realiza fuera del sistema ERP. Cuanto mayor sea la cantidad de hojas de cálculo y bases de datos que encuentre, mejor candidato será para un nuevo sistema.

La implementación de un nuevo software puede aportar muchos beneficios a las organizaciones que presentan muchos de estos sistemas de barras laterales. En primer lugar, un sistema ERP moderno permite el ingreso de todos los datos e información clave en una base de datos central, lo cual facilita la creación de informes y minimiza la posibilidad de errores. En segundo lugar, participar en el proceso de selección permite a la organización trabajar como una unidad. Se faculta a los usuarios cuando participan en las deliberaciones para definir los requerimientos. Asumen la propiedad de la implementación porque colaboraron con la decisión. Por último, una nueva implementación ofrece un enfoque novedoso de los procesos de negocios. Al planear la implementación, debe existir un equilibrio entre el cambio de los procesos establecidos para aprovechar las capacidades inherentes del software y las modificaciones del software para adaptarse a las funcionalidades clave que necesita su organización.

Procesos de negocios.

Retomando: “Los 5 factores que impulsan el cambio de un ERP”. 

Hoy Procesos de negocios.

Hace poco tiempo preguntamos al CEO de una gran organización multinacional por qué estaban cambiando el sistema ERP. “Para mejorar nuestros procesos de negocios”, respondió, articulando uno de los factores más generalizados de por qué las compañías debían cambiar sus sistemas ERP. Al evaluar el sistema ERP respecto de los procesos de negocios, en primer término debe evaluar en qué medida el sistema ERP impone un proceso de negocios deficiente y, luego, identificar la cantidad de sistemas de barras laterales creados por los usuarios para trabajar en torno a su ERP.

Si encuentra problemas de procesos importantes en estas áreas, es posible que cambiar por un sistema ERP moderno sea beneficioso para su organización.

Procesos deficientes impuestos por el sistema ERP.

Las funcionalidades y capacidades inherentes del software ERP tienen un fuerte impacto en los procesos de negocios. Al evaluar la efectividad del sistema actual, en primer término debe evaluar los principales procesos de negocios para determinar si facilitan la máxima eficiencia y productividad. En caso negativo, investigue si el sistema de software impone restricciones a sus procesos.

¿Es hora de un nuevo sistema ERP? Cinco factores de cambio.

Sin importar en qué negocio o industria trabaje, en determinado momento alguien preguntará: “¿Es hora de cambiar nuestro ERP o debemos continuar con el sistema actual?” No es una pregunta fácil de responder. Si decide conservar el sistema actual, se arriesga a quedarse atrás a nivel tecnológico y funcional. Por otra parte, si decide cambiar el ERP, deberá realizar una importante inversión, experimentará diferentes grados de interrupciones en su organización y se arriesgará al fracaso de la implementación.

¿Cuál es la respuesta correcta para su compañía? Durante los últimos 15 años, SoftResources ha ayudado a cientos de organizaciones a superar el proceso de selección de software. El proceso de evaluación de cada compañía la llevó a analizar sus propios problemas específicos. Cada una tenía diferentes motivos para conservar el sistema actual o para introducir un cambio. En muchos casos, la decisión se redujo a cinco impulsores del cambio.

Los procesos de negocios. Clave para el Éxito de una Implementación ERP.

Sabemos: ¿De qué modo funciona realmente la operación de la Empresa? ¿Analizamos si hay alguna parte del proceso que los sistemas ERP no logran captar? Si es así, ¿cuáles son los costos de esta incapacidad para captar el proceso real del negocio? ¿Podemos modificar el modo en que diseñamos nuestros sistemas para que reflejen nuestros objetivos, y para aumentar la productividad y visibilidad de los motores reales de nuestro negocio?

IMPORTANCIA DE LA INFORMACIÓN PARA LAS EMPRESAS

Al paso de años la humanidad ha encontrado la manera de almacenar información, ya sea por considerarla como una simple actividad o por tener en cuenta la importancia que tiene. Por todas las partes del mundo podemos encontrar información que pasa de generación en generación hasta que se pierde, pero no toda la información se considera como un simple recuerdo, podemos encontrar información de nuestros pasados que nos dice cómo eran aquellos tiempos o hasta información de gran impacto para todo aquel que viva en este planeta. Sin duda alguna la información nos ha hecho crecer como personas a toda la humanidad entera, gracias a ella sabemos de dónde venimos y como hemos estado evolucionando siempre apoyándonos de información que nos dice lo que podemos o no podemos hacer para lograr el éxito que buscamos, de igual forma, toda organización por más pequeña que sea, necesita saber su pasado y su presente, la situación actual en la que se encuentra y con que cuenta para afrontar el futuro.

DISTRIBUCIÓN ¿Por qué necesita mi empresa apoyarse en un software ERP?

Por
IEBS Business School

Lo cierto es que los sistemas de gestión se han convertido en herramientas indispensables para desempeñar las funciones logísticas y de transporte de las empresas, optimizando de forma eficiente los procesos de ensamblaje, envío y entrega de los productos al cliente final en el momento oportuno, en el lugar preciso y en las condiciones acordadas.

¿Qué abarca el software orientado a la distribución?

En un principio parece lógico pensar que estas soluciones tan sólo comprenden el proceso que transcurre desde que el producto sale de la empresa hasta que lo recibe el cliente. Sin embargo, estos sistemas van mucho más lejos comprendiendo aspectos como la Gestión de la Cadena de Suministro, las Gestión de las Relaciones con los Clientes, la administración de almacenes etcétera.

Por ello, los beneficios de incorporar un software en nuestra organización serán mucho más amplios de lo que pensamos.

¿Por qué necesito un ERP en mi empresa?

Porque nos permite ofrecer a nuestros clientes esa experiencia única y diferenciada que se merecen y que queremos darles. En primer lugar, esta tecnología permite estimar el nivel de la demanda en base a los datos históricos, las tendencias cíclicas del negocio y el comportamiento que se espera de los consumidores.

Esta planificación de la demanda nos permitirá adecuar nuestras necesidades de producción a los cambios de mercado. Por ejemplo, si se estima que la demanda de un producto va a aumentar, podremos aprovisionarnos de dicho artículo.

Además, es posible ajustar el nivel de inventario minimizando la posibilidad de desabastecimiento y, simultáneamente, reduciendo la necesidad de contar con un “colchón de seguridad” lo que, indudablemente, disminuirá los costes de almacenaje.

Gracias al software de distribución podemos optimizar el proceso de toma de decisiones. Los responsables podrán acceder a información de calidad en tiempo real que mejorará la oportunidad de dichos procesos.

Asimismo, nos ayuda a optimizar el transporte de mercancías y la gestión de la flota de vehículos. Estos sistemas de gestión permiten clasificar los vehículos prestando especial atención a sus necesidades de mantenimiento y reparación.

En cuanto a la gestión de clientes, esta tecnología proporciona información en todo momento y en tiempo real sobre nuestros clientes que nos permitirá realizar estrategias de marketing y comercialización segmentadas en función de los tipos de clientes.

Tiempo de Crisis, momento de oportunidades. 5 razones por las que debería implementar un ERP.

 1. Reducción de costos: uno de los principales motivos para que los ERP sean solicitados por las empresas es que ayudan a reducir realmente el gasto, gracias a su capacidad de mejorar la automatización, la supervisión y la coordinación. Y si cualquier momento es ideal para reducir los gastos, hay momentos en los que es más necesario que otros. 
2. Aumento de la eficacia y la productividad: la escalabilidad, la configuración y la accesibilidad de los ERP son herramientas poderosas al servicio de las empresas y de su eficacia.  

¿Hay un momento tan crítico para ser eficaz como durante la crisis?

Características claves de un Sistema ERP

En forma literal, un ERP es un sistema para la planeación de los recursos de una empresa. Lo que intenta el ERP es integrar las operaciones y funciones de una organización en un solo sistema que sirva y atienda a todas y cada una de las necesidades particulares de cada departamento.

Al compartir una base de datos común, las áreas de finanzas, recursos humanos, producción, ventas, distribución, etc. pueden colaborar estrechamente y hacer más eficiente la manera en que cada una trabaja.

Debemos partir de que no hay un ERP “perfecto”, sin embargo, dependiendo de las necesidades particulares del negocio y estilos de gestión, algunos serán más adecuados que otros.

Algunas características no funcionales de sistemas ERP, como una referencia para ayudar en el proceso de evaluación de soluciones:

Procesos de Distribución: Logre Mayor excelencia operativa a través de la tecnología.

En la distribución no hay tiempo para el descanso. A medida que las tendencias de globalización continúan, se desarrollan nuevos canales de manera constante. Los canales existentes se están expandiendo con nuevos enfoques, como por ejemplo tercerización global, capacidades de ventas cruzadas, logística de terceros y soluciones de identificación de radio frecuencia (RFID).

Las compañías están pasando a procesos más avanzados de gestión de distribución a medida que crecen la competencia y los problemas de eliminación de distribuidores y/o minoristas. Estas tendencias están impulsando cambios en las relaciones y procesos de negocios de los distribuidores.

Los mecanismos tradicionales de comprar-mantener-vender de reabastecimiento de inventario están siendo complementados con métodos innovadores de vender-abastecerse-enviar. Los distribuidores pueden mantener un inventario mínimo, abastecerse de materiales rápidamente y luego enviar la entrega.