Etapa II: Organización

La segunda etapa es la etapa de organización. En este momento la empresa tiene que definir los límites de su actividad. En ella, las normas y los reglamentos generales deberán quedar claramente establecidos, o sea, se limitan y definen las áreas de trabajo, las jerarquías, los horarios y los espacios físicos. La fijación de límites, es decir, de horarios, lugar de trabajo, jerarquía, roles y normas, crea una estructura que permite medir objetivamente los resultados de las tareas, una vez definidas las diferentes funciones de la organización y ordenado el quehacer de la empresa.

Si la empresa logra consolidarse en esta etapa obtiene los siguientes beneficios:

• Claridad en su desempeño.
• Definición de los límites de la actuación empresarial.
• Creación de una estructura.
• Normas y reglamentos generales bien establecidos.
• Funciones bien definidas.
• Seguridad y autonomía en el personal.

Cuando una empresa en esta etapa no logra estos beneficios funciona de manera confusa y pasa a la siguiente etapa con las siguientes dificultades:

• Confusión en cuanto a funciones, responsabilidades, autoridad, nivel de decisión, normas, etcétera.
• Duplicidad de funciones.
• Falta de responsabilidad por el nivel de confusión.
• La información se manipula y utiliza de acuerdo con la conveniencia de cada empleado.
• Arbitrariedades por parte de la autoridad.

A continuación, te hacemos algunas sugerencias para consolidar el buen desarrollo de esta etapa y minimizar los problemas:

1. Asignar a cada persona un espacio físico de trabajo o darle las herramientas de trabajo que necesite, por ejemplo, proporcionarle un escritorio, o una oficina, o sus herramientas de trabajo, o su camión, o su máquina de escribir, etcétera.
2. Delimitar claramente las funciones de cada persona, delimitar su nivel de decisión y de autoridad.
3. Establecer claramente los canales de comunicación, es decir, que cada persona sepa a quién debe dirigirse de acuerdo con la jerarquía y la situación que desee tratar. Por ejemplo, para pedir un permiso debe dirigirse a su jefe inmediato, para solicitar papelería debe acudir a la secretaria, etcétera.
4. Elaborar el Reglamento Interior de Trabajo y los manuales de procedimientos.

Todo esto tiene como objeto generar una estructura que mida en forma objetiva los resultados de las tareas dando un orden al quehacer institucional.

En la tercera etapa abordaremos la Dirección, factor clave para el crecimiento de las PYMES.