En forma literal, un ERP es un sistema para la planeación de
los recursos de una empresa. Lo que intenta el ERP es integrar las operaciones
y funciones de una organización en un solo sistema que sirva y atienda a todas
y cada una de las necesidades particulares de cada departamento.
Al compartir una base de datos común, las áreas de finanzas,
recursos humanos, producción, ventas, distribución, etc. pueden colaborar
estrechamente y hacer más eficiente la manera en que cada una trabaja.
Debemos partir de que no hay un ERP “perfecto”, sin embargo,
dependiendo de las necesidades particulares del negocio y estilos de gestión,
algunos serán más adecuados que otros.
Algunas características no funcionales de sistemas ERP, como
una referencia para ayudar en el proceso de evaluación de soluciones:
1. Modular. Permite
que el cliente elija los componentes o
módulos del sistema de acuerdo a las operaciones que desea automatizar o soportar. Una empresa de servicios puede no necesitar
el módulo que controla los almacenes y producción, aunque sí el control de su facturación y
cobranza.
2. Integral. Esta
característica es una de las grandes ventajas respecto a sistemas aislados que
había décadas atrás. Es la capacidad de compartir datos entre los diferentes
módulos que comprenden al ERP, logrando así la colaboración en tiempo real de
sus usuarios. Todas las áreas que
conforman a un negocio están interrelacionadas, no se puede ver de otra forma,
así que el sistema que las soporte debe poder funcionar de manera
interconectada y al momento. Un ERP
actual al realizar una venta, además de actualizar registros de existencias y
estadísticas de ventas, se espera que realice su efecto contable
correspondiente. Los procesos de
“cierre” semanal o mensual, necesarios en los sistemas antiguos, prácticamente
son cosa del pasado.
3. Configurable. Esta
característica permite adecuar la funcionalidad del sistema a las necesidades
del negocio, SIN modificar su código.
Con esta cualidad la empresa puede adecuar su ERP al entorno cambiante
de negocios, de manera dinámica.
4. Escalable. Es la habilidad del sistema para seguir
funcionando de manera confiable y eficaz conforme crece la cantidad de usuarios
y operaciones de la empresa. Es decir,
el ERP que se instaló para 50 usuarios y emitir 5,000 facturas/ mes, por ejemplo,
deberá seguir operando sin cambios para 200 usuarios y 20,000 facturas/
mes. En este caso solo habría que
revisar y/o adecuar la capacidad de los servers (computadoras centrales) donde
opera el ERP para asegurar que tal
volumen sea procesado sin problema.
5. Auditable.
Capacidad para dejar registro y poder verificar las diversas
transacciones operadas por el negocio.
Dependiendo de los procesos de la empresa, una factura tendrá asociadas
la serie de transacciones que le dieron origen, desde la orden de compra del
cliente, el pedido de venta, la orden de producción si se tiene fabricación, la
orden de carga y salida de almacén, la remisión, hasta la factura misma. Cada uno de estos documentos mencionados
tendrá su propio no. folio en el ERP, tal que se puede comprobar posteriormente
la cadena de eventos que les dio origen.
Al haber algún error de captura, los registros erróneos no se borran
como tal, se crean nuevos para cancelarlos y enseguida se operan los correctos.
6. Confiable.
Cualidad para asegura que toda transacción realizada por los usuarios
sea completada satisfactoriamente. Esto
incluye su recuperación aún en casos de falla de energía eléctrica. Los sistemas ERP robustos incluyen
procedimientos de seguridad para revertir transacciones que por algún motivo
técnico no se pudieron completar al 100%.SUMMA ERP, su configuración es modular facilitando el acceso a la informatización de su empresa, según sus necesidades o características, pudiendo integrar fácilmente los distintos módulos de la serie.
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