Creación de informes.

La creación de informes es uno de los principales motivos por los cuales las compañías migran a un nuevo sistema de software. Los sistemas ERP más antiguos recolectan datos muy bien, pero tienen dificultades para recuperar datos destinados a la creación de informes. Para que un sistema ERP se convierta en un activo estratégico es necesario que el formato de salida de los datos residentes en el sistema sea utilizable a fin de tomar decisiones oportunas e informadas. Los problemas clave que enfrentan las compañías respecto de la creación de informes son las consultas ad hoc, las demoras en la creación de informes y los gráficos. 

Consultas ad hoc.

Las consultas ad hoc son uno de los factores más restrictivos de los sistemas ERP más antiguos. Muchas organizaciones descubren que generar informes es complicado e insume mucho tiempo. Como los sistemas antiguos dependen de informes preconfigurados, la creación de una visualización diferente de los datos es muy difícil. Si la dirección necesita un informe no estándar, con frecuencia se solicita su creación al personal de IT. Esto lo aleja de otros proyectos y actividades laborales. En realidad, algunas organizaciones tienen un grupo de IT con el único fin de redactar y ejecutar informes para la dirección ejecutiva.

Los sistemas ERP modernos ofrecen capacidades de creación de informes muy flexibles. De hecho, estas capacidades de creación de informes se volvieron tan amigables para el usuario que, con capacitación mínima, los usuarios finales en realidad pueden preparar sus propias consultas ad hoc rápidamente. Eso permitió a ejecutivos y usuarios crear informes de datos sin tener que pedir ayuda al personal de IT.
Las capacidades de creación de informes ad hoc y analíticas permiten a los usuarios generar informes para la dirección ejecutiva, la dirección financiera y los requerimientos reglamentarios de la industria y el gobierno.

Demoras en la creación de informes.

A fin de facilitar la eficiencia transaccional, los informes de muchos sistemas antiguos se ejecutan en lotes, generalmente de un día para otro, después de actualizar los datos del sistema. Esto significa que los datos no están disponibles en tiempo real. Durante períodos donde se crea gran cantidad de informes, como el cierre del ejercicio, se puede generar backlog en las colas. Esto puede convertirse en una limitación importante cuando se necesita una rápida respuesta frente a cambios en la política, los procedimientos o las demandas de los clientes.
Los sistemas ERP modernos ofrecen la capacidad de consultar datos en cualquier momento. Esto ofrece a la dirección datos en tiempo real inmediatamente cuando los necesitan. También se encuentran disponibles tableros ejecutivos que muestran informes y datos críticos en el escritorio para permitir a los ejecutivos el monitoreo de las condiciones minuto a minuto. Se pueden configurar alertas de flujo de trabajo para que, en caso de cambios en las métricas, se pueda enviar un informe de inmediato al personal responsable y así posibilitar acciones en tiempo real para administrar y dirigir el negocio con eficiencia.
Como muchas personas aún utilizan herramientas de hoja de cálculo, tales como Excel, para manipular los datos, la mayoría de los proveedores desarrolló vínculos para importar/exportar con un solo botón hacia/desde estas herramientas. 

Consideraciones clave de la creación de informes.

A medida que evalúa el impacto de la creación de informes en su sistema ERP y su organización, debe formularse las siguientes preguntas:

• ¿Obtiene los informes que necesita para administrar su negocio? • ¿Cómo se ejecutan las consultas ad hoc? ¿Es necesario que IT brinde soporte o los usuarios pueden ejecutar sus propios informes? • ¿Qué se necesita para obtener sus informes? ¿Existe gran cantidad de trabajo detrás de escena para reunir la información necesaria? • ¿Los informes se retrasan debido a limitaciones del sistema? • ¿Obtiene informes gráficos que le permiten identificar rápidamente tendencias y varianzas? • ¿En qué medida es fácil exportar los datos hacia herramientas externas como Excel?

Un nuevo sistema de software de negocios debería ofrecer a su compañía:

• Una librería de informes predefinidos con capacidad para modificar consultas. 
• Herramientas de consultas ad hoc simples que permitan hasta a los empleados más reacios a la tecnología formatear y crear sus propios informes.
• Acceso a datos e informes en tiempo real. 
• Tableros que muestren información crítica para los decisores en forma permanente. 
• Consolidación y presentación de datos en formato gráfico sin recurrir a sistemas externos. 
• Vínculos a hoja de cálculo y otras herramientas de base de datos para manipular datos y formatear informes. 
• Integración con herramientas de análisis de datos y creación de informes más robustas de terceros tales como OLAP.

La creación de informes es uno de los beneficios más importantes de implementar un nuevo sistema. La capacidad de los sistemas ERP modernos para extraer y manipular datos en tiempo real ofrece a la dirección una herramienta efectiva para tomar decisiones para la organización.