Cuando los usuarios consideran que las ineficiencias en el
sistema ERP se vuelven demasiado tediosas, encuentran otras formas de realizar
sus tareas. Es simplemente parte de la naturaleza humana que a las personas se
les ocurra, aun cuando no están autorizadas, encontrar soluciones intermedias a
través de sistemas de barras laterales que mejoren su productividad personal.
En general, esos sistemas de barras laterales son creados utilizando
herramientas externas, tales como hojas de cálculo y bases de datos. Estos
sistemas ofrecen a los trabajadores el control de los datos, pero también
forman islas de datos. Como resultado, se generan sistemas redundantes,
duplicación de ingreso de datos y la necesidad de conciliar los sistemas para
reducir la posibilidad de errores.
En algunos casos, la dirección ni siquiera tiene
conocimiento de la existencia de los sistemas de barras laterales. A medida que
analiza la eficiencia de su sistema actual, necesita identificar qué trabajo se
realiza fuera del sistema ERP. Cuanto mayor sea la cantidad de hojas de cálculo
y bases de datos que encuentre, mejor candidato será para un nuevo sistema.
La implementación de un nuevo software puede aportar muchos
beneficios a las organizaciones que presentan muchos de estos sistemas de
barras laterales. En primer lugar, un sistema ERP moderno permite el ingreso de
todos los datos e información clave en una base de datos central, lo cual
facilita la creación de informes y minimiza la posibilidad de errores. En
segundo lugar, participar en el proceso de selección permite a la organización
trabajar como una unidad. Se faculta a los usuarios cuando participan en las
deliberaciones para definir los requerimientos. Asumen la propiedad de la
implementación porque colaboraron con la decisión. Por último, una nueva
implementación ofrece un enfoque novedoso de los procesos de negocios. Al
planear la implementación, debe existir un equilibrio entre el cambio de los
procesos establecidos para aprovechar las capacidades inherentes del software y
las modificaciones del software para adaptarse a las funcionalidades clave que
necesita su organización.
