La tecnología del software cambia rápidamente. Un excelente
ejemplo de esto es que, en sólo unos años, la tecnología de interfaces de
usuarios avanzó desde las pantallas verdes de la década de 1980, hasta las
interfaces gráficas de usuarios point-and-click de Windows en la década de 1990
y el look and feel del buscador Web de hoy, lleno de hipervínculos y una barra
de búsqueda con texto completo. Esto significa que necesita un sistema de
software que avance al ritmo de la nueva tecnología para mantenerse
competitivo. Al evaluar la tecnología para el sistema ERP, los factores clave
del cambio son: integración,
disponibilidad de soporte y recursos y personalización.
Integración.
Muchas compañías con sistemas ERP más antiguos tienen múltiples
sistemas de software auxiliares que manejan diversos aspectos de su negocio
porque facilitan la autonomía departamental para sus sistemas o porque tienen
requerimientos que el proveedor del software ERP central no pudo entregar
cuando compraron sus sistemas. Los datos de estos sistemas se deben transmitir
hacia y desde el sistema financiero central o de ERP. Las compañías que no
cuentan con la integración completa de sistemas tienen dificultades para
administrar los datos en múltiples ubicaciones, deben abonar costos adicionales
para actualizar el software de múltiples proveedores y deben emplear personal
de IT con el objeto de mantener las integraciones entre sistemas.
En los últimos años, los sistemas ERP modernos intentaron
resolver estos problemas de integración al ampliar su capacidad funcional. El objetivo es ser una única funcionalidad
integrada para reemplazar los sistemas independientes diferentes.
A medida que evalúa la tecnología del software que utiliza,
debe considerar los recursos que estarán disponibles para brindarle soporte
durante los próximos siete a doce años. Su personal actual de IT dedicó tiempo
para adquirir experiencia en la tecnología de sus sistemas actuales. Algunos
aceptarán un cambio hacia tecnologías más nuevas. Para otros, cambiar de
tecnología será sumamente difícil. En realidad, hemos visto a empleados
desvincularse de ciertas organizaciones debido a un cambio de tecnología.
Deberá conocer la cultura de su personal de IT para determinar si sería posible
un cambio en la tecnología.
Encontrar los recursos futuros para brindar soporte a la
tecnología también puede afectar su decisión. Los institutos y universidades ya
no enseñan algunas tecnologías antiguas y, en consecuencia, cada vez menos
personas pueden brindar soporte. Controle
su tecnología y los recursos disponibles para soporte de sus sistemas a largo
plazo.
Personalización.
En los comienzos de era de las computadoras, las compañías
desarrollaban software totalmente personalizado para operar su negocio. Esto
creaba un sistema muy funcional, pero que no consideraba las actualizaciones
tecnológicas ni la posibilidad de integración con sistemas más nuevos. Estos
sistemas tendían a estar concentrados tan exclusivamente en requerimientos
específicos que los cambios en los procesos de negocios o el rumbo de la
industria los volvía ineficientes rápidamente.
En la década de 1990, a medida que el uso de los sistemas
ERP se hacía más frecuente, las compañías descubrieron que, si bien el software
ERP ofrecía la mayoría de las funcionalidades generales que necesitaban,
ciertos requerimientos no estaban disponibles “listos para usar”. Para
satisfacer estos requerimientos especializados, los proveedores ofrecían
personalizaciones que exigían cambios en el código fuente, pero terminaban dejando
a la compañía fuera de la ruta de actualización. Esto significaba que, con el
tiempo, la compañía quedaba con funcionalidades y tecnología desactualizadas y
sin soporte.
Entre otros desafíos para las compañías con aplicaciones
personalizadas y desarrolladas por el cliente podemos mencionar:
- Los sistemas ERP más nuevos hicieron grandes avances al ofrecer más funcionalidades para requerimientos específicos. Además, ofrecen herramientas para modificar el software en lugar de personalizarlo.
- Las modificaciones permiten que la compañía implemente los cambios de software independientemente del código fuente.
- Los campos definidos por el cliente se incorporan en el sistema, que permite el ingreso y la creación de informes de datos específicos que necesita capturar.
Consideraciones clave sobre tecnología de software.
A medida que evalúa
el impacto de la tecnología en la organización, debería considerar las
siguientes preguntas:
• ¿La tecnología que utiliza es un activo para su compañía?
• ¿Qué problemas de integración tiene en la actualidad? ¿Se
pueden resolver con una única solución de ERP?
• ¿Cuáles son las capacidades de su personal de IT? ¿Están
dispuestos a cambiar por una nueva tecnología?
• ¿Qué otros recursos
de soporte están disponibles para la tecnología que utiliza (o está
considerando)?
• ¿Personalizó tanto su software que quedó fuera de la ruta
de actualización y no cuenta con soporte para su versión del software?
La adquisición de un nuevo sistema de software de negocios
debería brindar a la compañía la capacidad para:
• Aprovechar las nuevas capacidades a fin de convertir la
tecnología en una ventaja competitiva para la organización.
• Implementar modificaciones sin quedar fuera de la ruta de
actualización.
• Mantenerse actualizado con los requerimientos de
tecnología de su industria.
• Identificar y eliminar la redundancia y el ingreso manual
de datos en múltiples sistemas.
• Obtener datos más precisos.
"La tecnología ERP debe ser un activo estratégico para su organización. Debería poder aprovechar los avances tecnológicos clave a fin de aumentar su capacidad para atender clientes e incrementar los ingresos".
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